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Event Planung

7 Tipps zur erfolgreichen Event Planung

Die Veranstaltungsorganisation sowie die Durchführung und Nachbereitung von Events sind so etwas wie die Königsdisziplin des Büromanagements und der Organisation im Unternehmen. Vom Erfolg einer Messe hängt vielleicht die Einführung eines neuen Produkts ab, vom Programm eines Kongresses das Renommee des gesamten Unternehmens.

Ausschlaggebend für jedes Event ist die Vorbereitung. Entscheidend ist, dass Sie mit den Arbeiten rund um eine Veranstaltung frühzeitig beginnen. Je weiter die Zeit fortschreitet, desto schwieriger wird es beispielsweise, ein gutes geeignetes Hotel zu einem angemessenen Preis zu finden oder die Wunschreferenten Ihrer Teilnehmer oder ihres Unternehmens zu buchen. Zudem sollten Sie auch lange genug im Voraus planen um ihre (Stamm-) Kunden frühzeitig zu dem Event einzuladen und einen Vorbereitungszeitraum zur persönlichen Planung lassen. Zu der Vorbereitung ihres Events können sie sich an folgenden Fragen orientieren: 

  • Was wollen wir genau machen?
  • – Welches Ziel verfolgen wir mit der Veranstaltung?
  • – Wer soll teilnehmen?
  • – Wann soll unser Event stattfinden?
  • – Wo soll es stattfinden?
  • – Wer ist wofür zuständig?
  •  

Natürlich sind das nicht die einzigen Fragen, mit denen sie sich beschäftigen müssen bei der Event Planung. Die einzelnen Fragen bringen noch Unterkategorien mit sich, die in den folgenden sieben Tipps dieses Blogpost genauer erläutert werden.

Ob sie nun ein herkömmliches Event in ihrem Unternehmen planen möchten, oder eine digitale Veranstaltung abhalten möchten, diese 7 Tipps werden Ihnen definitiv die Planung des Events vereinfachen und einen positiven Output für sie und alle Teilnehmer versprechen: 

 

1. Das richtige Publikum finden
Hinter dieser Annahme verbirgt sich ein typischer Fehler bei der Organisation eines Events – und meistens muss man dafür teuer bezahlen. Das gilt für Veranstalter, Unternehmer, sowie kleine Firmen und unabhängig davon, ob der Zweck des Events darin besteht, Profit zu machen, ein Produkt zu bewerben oder neue Kundenkontakte aufzubauen. Wer seine Zielgruppe nicht kennt, wird es schwer dabei haben ein erfolgreiches Event zu veranstalten.

2. Unique Selling Proposition
Überlege, was ihr Event von ähnlichen Angeboten unterscheidet. Was könnte Teilnehmer dazu bewegen, ihr Event einer Konkurrenzveranstaltung vorzuziehen? Dies kann sich auf den Inhalt ihres Events, das Format, den Veranstaltungsort oder auch den angebotenen Service der bei ihrem Event beziehen.

3. Die richtige Preisgestaltung
Das ideale Angebot zum richtigen Zeitpunkt – dies sind die Schlüsselfaktoren, um die Nachfrage anzutreiben und den Ticketumsatz zu maximieren. Angebote, die nur für einen beschränkten Zeitraum gelten z.B., wecken ein Gefühl von Dringlichkeit, das potenzielle Teilnehmer zum frühzeitigen Kaufabschluss animiert. Dazu gilt jedoch auch: Positioniere dich gegenüber deinen Wettbewerbern – Welche anderen Events zielen auf dieselbe Zielgruppe ab? Wie sieht die Preisgestaltung deiner Wettbewerber aus?

4. Ein Netzwerk aufbauen
Ganz ohne Unterstützung ist der Weg zum Erfolg steinig und mühsam. Selbst mit einem gefüllten Saal, einem gut formulierten Wertversprechen, der idealen Preisgestaltung und einem realistischen Budget brauchst du frühzeitig Förderer, die deinem Event zum Erfolg verhelfen. Orientiere dich hier auch an Freunden und Familie, an kommerziellen Sponsoren und auf einflussreiche Branchenvertreter.

5. Event Marketing
Vor allem auf digitaler Ebene gibt es heutzutage zahlreiche Möglichkeiten, sein Event zu vermarkten. Tatsächlich sind Werbe-E-Mails nach wie vor der kostenwirksamste Weg zur Bewerbung eines Events. Doch auch auf den Sozialen Medien, in Pressemitteilungen oder über eine erfolgreiche SEO-Strategie kann das Event erfolgreich vermarktet werden.

6. Ein Event Erlebnis kreieren
Um in Erinnerung zu bleiben, und den Besuchern/Kunden einen Mehrwert zu liefern, sollten Sie mit ihrem Event ein Erlebnis kreieren. In unserem WP zu virtuellen Messen (verlinken) haben wir Ihnen verschiedene Wege zum kreieren digitaler Erlebnisse erläutert.

7. Nachbearbeitung
Nach dem Event ist vor dem Event – für eine erfolgreiche Zukunft und weitere erfolgreiche Events sollten sie unbedingt ihre Zahlen analysieren und die Stärken und Schwächen ihres Events herausarbeiten.

 

Die Event Planung umfasst mehr als die Auswahl der Speisen und Location. Es geht immerhin um eine Kommunikationsmaßnahme, bei welcher das Event als Schlüsselmoment definiert ist, jedoch eingebetet in viele verschiedene Maßnahmen.

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