Richtige Messevorbereitung: Die Checkliste vor dem Messebesuch

Ein Messeauftritt ist nach wie vor einer der besten Wege, um auf sich aufmerksam zu machen, Neukunden zu gewinnen oder Produktneuheiten vorzustellen. Das Ziel aller Unternehmen ist es, an einer Messe möglichst viele Besucher an den eigenen Stand zu locken. Ganz entscheidend dafür: die richtige Messevorbereitung. Denn eine Messe lohnt sich nur dann, wenn man seinen Messebesuch im Vorfeld sorgfältig plant. Früh genug anfangen, ausreichend Zeit einplanen und von Anfang an eine Checkliste mit allen To-dos anlegen, hilft bei der Messeplanung.

Bei einer Messe ist nicht nur die eigentliche Veranstaltung wichtig. Mindestens genauso entscheidend, sind Messevorbereitung und -nachbereitung. Diese Phasen nehmen zwar viel Zeit in Anspruch, für Aussteller zahlt sich die Investition in die Planung und Messevorbereitung jedoch aus. Denn schon bei der Messevorbereitung entscheidet sich, ob das Event für das Unternehmen erfolgreich verläuft. Die Planung der An- und Abreise von Mitarbeitern, das Buchen der Unterkunft, der Transport von Flyern und Exponaten auf das Messegelände, das Bestellen von individualisierten Werbegeschenken, die Produktion von Prototypen oder auch die Gestaltung und der Bau des Messestandes – alles Punkte, die auf der eigenen Checkliste stehen sollten und rund um den Messeauftritt dringend benötigt werden. Damit bei der Messevorbereitung nichts vergessen wird, haben wir hier die wichtigsten Punkte zusammengetragen.

Ziele definieren – für eine bessere Erfolgsmessung

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Zunächst sollte man sich überlegen, was man mit dem Messeauftritt erreichen will. Ist es beispielsweise der Gewinn von Neukunden oder eine Optimierung der Kundenbindung? Hat man das Ziel definiert, ist der Erfolg messbar und man kann anhand von Zahlen ermitteln wie erfolgreich der Messebesuch war. Abhängig von der Zielsetzung ist die Wahl der passenden Messe und Maßnahmen. Spricht die Messe meine Zielgruppe an? Ist die Messe klar auf mein Angebotssegment fokussiert und passen meine angestrebten Maßnahmen zur Zielgruppe? Diese Fragen sollten am Anfang der Messevorbereitung beantwortet werden. Ein noch so gut vorbereiteter Messebesuch bringt nicht den erwünschten Erfolg, wenn man die falsche Messe auswählt oder mit den ausgewählten Maßnahmen nicht die Zielgruppe anspricht. Deswegen gilt: erst die Ziele definieren und dann die Messeplanung starten.

Zeitplan festlegen und optimieren

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Um bei der Messevorbereitung nicht in Stress zu geraten und die geforderten Deadlines einhalten zu können, sollte gleich zu Beginn der Planung ein Zeitplan erstellt werden. Dieser Messeplan sollte die Aufgaben, die zu einem bestimmten Zeitpunkt fällig werden inklusive Verweis auf den/die Verantwortliche/n umfassen. Vor einer Messe gibt es nämlich viel zu organisieren und hier ohne System den Überblick zu bewahren, ist nicht leicht.

Servicepartner: Dienstleister auswählen und Auftrag erteilen

Als Messeteilnehmer braucht man zuverlässige Servicepartner an seiner Seite. Messebau, Catering, Produktion von Produktmustern bzw. Prototypen oder der Druck von Werbeartikeln – all das übernehmen oft externe Dienstleister. Im Zeitplan sollte festgelegt werden bis wann Angebote angefordert werden müssen, welche Vorleistung vom Unternehmen bis wann erledigt werden muss und wann der Auftrag spätestens erteilt werden muss.

Personalplanung und Mitarbeiter-Briefing

Auch das eigene Messepersonal sollte rechtzeitig über alles informiert sein. Empfehlenswert ist daher ein ausführliches Messebriefing, das einige Wochen vor der Messe stattfindet und einen reibungslosen Ablauf garantiert. Das Briefing sollte Informationen zum zeitlichen Ablauf, der Unterkunft, Messekleidung, Parkmöglichkeiten und wichtige Telefonnummern enthalten. Zudem sollte eindeutig definiert werden, wer welche Zuständigkeit an welchem Messetag hat: wer ist der Projektleiter, Standchef und wer ist wofür verantwortlich? Außerdem können offene Fragen geklärt werden: Stellt das Cateringunternehmen Personal, das eingewiesen werden muss?

Messestand: Planung und Standort

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Ein weiterer Erfolgsfaktor für die Messeplanung ist der Standort des Messestandes. Zunächst sollte man darauf achten, dass sich der Stand in der thematisch richtigen Halle befindet. Außerdem ist es hilfreich, sich innerhalb der richtigen Messehalle einen Stand mit Nähe zu den direkten Wettbewerbern zu suchen, denn genau dort tummelt sich das Zielpublikum. Je nach Umfang des Budgets bietet sich ein Eckstand, mittig in der Halle oder in Richtung des Halleneingangs an. Denn dort fängt man auch viel Laufpublikum ab. Eckstände sind zwar selten und auch etwas teurer, haben dafür aber die doppelte Kontaktfläche, um sich bei den Messebesuchern zu präsentieren. Neben dem Standort spielt auch die Größe des Messestandes eine Rolle. Man sollte darauf achten, keinen zu großen Stand zu wählen, denn sonst wirkt dieser schnell leer. Ein zu kleiner Stand wirkt schnell mickrig. Unser Tipp: Orientieren Sie sich an den Nachbarständen – natürlich immer mit Blick aufs eigene Budget. Anschließend sollte man sich überlegen, wie man das Interesse der Besucher weckt und somit möglichst viele Menschen an den eigenen Stand zieht. Dabei ist es wichtig, den Standards ein Ende zu setzen und aus der Masse herauszustechen. Mehr zu kreativen Ideen für Messestände gibt es in unserem vorherigen Blogbeitrag zu lesen.

Kunden und Medien einladen

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Im Vorfeld der Messe sollte man seine Messeteilnahme promoten und Kunden sowie Interessenten auf den anstehenden Messebesuch aufmerksam machen. Hilfreich ist es, mit Medien in Kontakt zu treten, redaktionelle Beiträge zu arrangieren bzw. Anzeigen bei wichtigen Medien zu schalten. Zusätzlich bietet sich eine Mailing-Aktion zum Einladen der Kunden und Neukunden an, damit diese sich direkt angesprochen fühlen. Auch eine Ankündigung auf der eigenen Webseite mit der Option direkt Gesprächstermine zu vereinbaren, ist eine gute Idee. Besonders wichtige Kontakte lädt man am besten auch telefonisch zur Messe ein. Dazu zählen beispielsweise wichtige Geschäftspartner oder bereits bestehende Großkunden. Um Termine mit Journalisten und Medien vor Ort zu generieren, bietet sich auch eine persönliche Einladung per Telefon an. Während der Messe lassen sich Kontakte zur Presse intensivieren und potentielle Kunden, die nicht an der Messe teilgenommen haben, werden durch nachfolgende, positive Berichterstattung über das Unternehmen informiert.

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