Gelungener Messeauftritt trotz kleinem Budget – so spart man Messekosten!

Ein Messeauftritt kann eine wunderbare Gelegenheit sein, um seine Position am Markt zu stärken oder sogar auszubauen. Zudem hat man als Unternehmen die Möglichkeit mit potenziellen Kunden oder möglichen Geschäftspartnern in Kontakt zu treten und seine Produkte bzw. Dienstleistungen vorzustellen. Einen gelungenen und lukrativen Messeauftritt hinzulegen, ist das Ziel jedes Messeteilnehmers. Eine wichtige Frage dabei: Welches Messebudget steht zur Verfügung? Manche Unternehmen verfügen über ein kleines Messebudget und sind deshalb skeptisch gegenüber Messeauftritten, da diese oft kostenintensiv sind. Damit auch die mit einem geringen Messebudget einen erfolgreichen Messebesuch erleben können, haben wir im folgenden Beitrag ein paar Ratschläge zusammengestellt:

Eigenleistung – selbst anpacken und Messebudget klein halten

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Auf einem Messestand wird Messepersonal benötigt. Das Personal muss selbstverständlich angemessen entlohnt werden. Möchte man allerdings Messekosten sparen, sollte man über den Punkt Personalplanung nachdenken, denn hier werden jede Menge Messekosten verursacht. Die Lösung: Eigenleistung und exakte Planung! Anstatt die Arbeit nur anderen zu überlassen, sollte man selbst Einsatz zeigen: Beim Auf- und Abbau des Messestandes selbst mit anpacken und an den Messetagen selbst vor Ort sein ist die Devise. Die entstehenden Personalkosten an Messetagen werden von vielen unterschätzt. Manche bedenken nicht, dass Messetage lang sind und Messen auch mehrere Tage dauern können. So summieren sich die Stundenlöhne schneller als man denkt. Nicht gerade vorteilhaft, wenn man eigentlich nur ein geringes Messebudget zur Verfügung hat. Was die Messekosten – zusätzlich zu den reinen Personalkosten – in die Höhe treibt: An- und Abreisekosten, Verpflegung und Übernachtungskosten. Reist man mit einer Gruppe von mehreren Leuten an, so vervielfachen sich natürlich die Kosten. Daher: die Personalplanung genau bedenken, welche Aufgaben kann man selbst übernehmen und an welchen Stellen braucht man dringend Unterstützung. Wenn man die Personalplanung ganz genau unter die Lupe nimmt, spart man meist einen Haufen Messekosten!

Auto statt Business-Class: Sparpotential Reisekosten bei der Messeplanung

klardenker, Messevorbereitung, Messe, Nachhaltigkeit, nachhaltige Messeplanung, MessebudgetEin weiteres Einsparpotenzial kann man sehr gut beeinflussen. Oft liegen Messen nämlich weit weg vom eigenen Unternehmensstandort. Die Anreise zum Messegelände kann lang sein, wodurch Kosten entstehen. Bei der Wahl des Transportmittels sollte man kostensparend denken. So empfiehlt es sich zum Beispiel, auf einen Business-Class Flug zu verzichten und eher auf die Anreise mit dem eigenen Pkw oder alternativ auch mit der Bahn zu setzen. Bei der Planung der Anreise sollte man vor allem frühzeitig anfangen, um sich weit genug im Voraus ein Ticket zu sichern, falls man sich für einen Flug oder die Fahrt mit dem Zug entscheidet. Denn je früher man sich darum kümmert, desto günstiger kommt man meistens weg. Also: nicht lange zögern, sondern schnell eine Entscheidung treffen!

Um zusätzlich zu den Anreisekosten Geld zu sparen, kann man auch auf die Übernachtung in einem teuren Hotel verzichten. Vor allem in Messestädten und zur Messezeit schießen die Preise für eine Übernachtung in die Höhe. Natürlich ist es trotzdem möglich, dass man für den Zeitraum der Messe eine Bleibe findet, bei der sich die Kosten im Rahmen halten. Beispielsweise in einer Jugendherberge oder einem Bed & Breakfast. Wird man dort nicht fündig, gibt es vielleicht Freunde oder Verwandte, die in der Messestadt wohnen. Bestimmt ist es möglich für die Dauer des Messeauftritts dort zu übernachten. So spart man sich teure Übernachtungskosten in einem Hotel.

Förderungsmöglichkeiten des Messestandes

klardenker, Messevorbereitung, Messe, Nachhaltigkeit, nachhaltige Messeplanung, MessebudgetEine weitere Möglichkeit, um Kosten zu sparen ergibt sich bei der Standmiete. Es gibt dort ab und an, z. B. für Startups, Förderungsmöglichkeiten. Diese werden teilweise von den Messeveranstaltern selbst oder vom Bund finanziert. So fördert zum Beispiel das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie schon seit über zehn Jahren junge und innovative Unternehmen und unterstützt sie bei ihrem Messeauftritt. In welchem Maß und bei welchen Messen gefördert wird, ist immer unterschiedlich und wird immer wieder neu festgelegt. Gefördert werden dabei die vom Messeveranstalter in Rechnung gestellten Kosten für die Standmiete, teilweise sogar der Messebau.

Nachhaltige Messeplanung

klardenker, Messevorbereitung, Messe, Nachhaltigkeit, nachhaltige Messeplanung, MessebudgetUm langfristig mit einem geringeren Messebudget auszukommen, ist es besonders wichtig, bei der Anschaffung auf nachhaltige Produkte zu setzen. Es bringt nichts, in Materialien zu investieren, die nach einem Messebesuch direkt wieder entsorgt werden müssen. Denn so muss man immer und immer wieder investieren und hat auf lange Sicht gesehen enorm hohe Messekosten. Die einmalige Investition in wiederverwendbare Materialien, zahlt sich schon nach wenigen Messeauftritten aus. Dabei schont man nicht nur sein Portemonnaie, sondern tut auch der Umwelt etwas Gutes.

Allgemein lässt sich also sagen: Es rechnet sich den Messebesuch im Vorhinein gut zu planen und zu überlegen, was man wirklich benötigt. Ist es wirklich notwendig mit viel Personal anzureisen und brauche ich die Broschüren unbedingt ausgedruckt oder reicht die digitale Version? Meist lässt sich an vielen Ecken sparen und so gelingt auch mit einem etwas kleineren Messebudget ein erfolgreicher Messebesuch.

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